ĐƠN XIN VIỆC KÍNH GỬI AI? CÁCH XƯNG HÔ TINH TẾ CHIẾM TRỌN LÒNG TIN

Bạn đang băn khoăn không biết đơn xin việc kính gửi ai để vừa thể hiện sự tôn trọng, vừa tạo dấu ấn riêng biệt trong mắt nhà tuyển dụng? Việc lựa chọn danh xưng đúng không chỉ là kỹ năng trình bày mà còn là nghệ thuật giao tiếp khéo léo giúp bạn mở cánh cửa sự nghiệp.

Hãy cùng Langmaster Careers khám phá ngay bí quyết xưng hô tinh tế và cách chuẩn hóa dòng "Kính gửi" để chiếm trọn lòng tin của hội đồng tuyển dụng ngay hôm nay!

1. Tầm quan trọng của việc xác định đối tượng nhận đơn xin việc

Dòng "Kính gửi" tuy ngắn gọn nhưng lại là yếu tố then chốt quyết định ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về thái độ của bạn. Việc xác định chính xác đơn xin việc kính gửi ai mang lại những lợi ích thiết thực sau đây:

• Khẳng định sự chuyên nghiệp: Một lời chào đích danh cho thấy bạn đã dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng về doanh nghiệp thay vì gửi một mẫu đơn đại trà. Điều này giúp hồ sơ của bạn nổi bật hơn trong mắt bộ phận nhân sự.
• Thể hiện sự tôn trọng: Sử dụng danh xưng đúng đối tượng là biểu hiện của sự tinh tế và kỹ năng giao tiếp văn minh. Cách tiếp cận này tạo dựng thiện cảm ngay lập tức, giúp nhà tuyển dụng cảm thấy bản thân và vị trí công việc họ đang đăng tuyển thực sự được trân trọng.
• Tối ưu quy trình tiếp nhận: Tại các tổ chức có quy mô lớn, việc ghi đúng người nhận đảm bảo hồ sơ của bạn được chuyển đến đúng bộ phận có thẩm quyền, tránh tình trạng thất lạc hoặc bị xử lý chậm trễ.

>>> XEM THÊM: HƯỚNG DẪN CÁCH NHẮN TIN XIN VIỆC QUA ZALO DÀNH CHO ỨNG VIÊN

2. Đơn xin việc kính gửi ai?

Tùy vào lượng thông tin thu thập được từ bản tin tuyển dụng hoặc qua quá trình tìm hiểu về doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn đối tượng kính gửi phù hợp để tối ưu hóa sự chuyên nghiệp.

2.1 Kính gửi cá nhân cụ thể 

Đây là trường hợp lý tưởng nhất để bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng. Nếu bản tin đăng tuyển có ghi rõ tên và chức vụ của người phụ trách, bạn hãy sử dụng thông tin này để đưa vào phần kính gửi.

Ví dụ: Kính gửi Ông/Bà [Tên], Trưởng phòng Nhân sự Công ty HBR Holdings.

Việc gọi đích danh tên của người nhận cho thấy bạn là một ứng viên có kỹ năng quan sát tốt và vô cùng nghiêm túc với cơ hội nghề nghiệp này. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra thật kỹ chính tả tên riêng và giới tính của người nhận để tránh những sai sót ngớ ngẩn gây mất điểm.

2.2 Kính gửi quản lý bộ phận chuyên môn 

Trong trường hợp bạn ứng tuyển vào các vị trí yêu cầu chuyên môn cao và biết rõ người sẽ trực tiếp quản lý mình, hãy ưu tiên kính gửi người đứng đầu bộ phận đó. Đây là cách xưng hô thường được áp dụng khi bạn muốn thể hiện sự am hiểu về cấu trúc vận hành của doanh nghiệp.

Ví dụ: Kính gửi Giám đốc Marketing Trường doanh nhân HBR.

Cách viết này giúp đơn xin việc của bạn có sức nặng hơn vì nó hướng trực tiếp tới người có quyền quyết định cao nhất về mặt chuyên môn trong quá trình phỏng vấn và thử việc.

2.3 Kính gửi bộ phận nhân sự 

Nếu thông tin về cá nhân phụ trách hoàn toàn được bảo mật hoặc không xuất hiện trên các trang tin tuyển dụng, việc kính gửi một bộ phận chung là lựa chọn an toàn và lịch sự nhất. Thay vì để trống, bạn hãy gửi lời chào đến phòng ban có trách nhiệm sàng lọc hồ sơ.

Ví dụ: Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty HBR Holdings.

Cách xưng hô này vừa đảm bảo tính trang trọng, vừa giúp bộ phận văn thư dễ dàng chuyển hồ sơ đến đúng nơi tiếp nhận. Đây là giải pháp tối ưu giúp bạn giữ vững phong độ chuyên nghiệp ngay cả khi thông tin về người nhận còn hạn chế.

>>> XEM THÊM: DOWNLOAD 12 MẪU ĐƠN XIN VIỆC LÀM FILE WORD CHUẨN GÂY ẤN TƯỢNG

3. Nghệ thuật sử dụng ngôn từ trong phần kính gửi

Việc biết rõ đơn xin việc kính gửi ai mới chỉ là điều kiện cần, điều kiện đủ để bạn thực sự tỏa sáng chính là cách sử dụng ngôn từ sao cho tinh tế. Hãy đặt mình vào vị trí người chấm hồ sơ để thấy rằng một vài thay đổi nhỏ trong câu chữ cũng có thể tạo nên sự khác biệt lớn.

Quy tắc "Danh xưng + Chức vụ" chuẩn mực:

Sự kết hợp giữa danh xưng lịch sự và chức danh cụ thể luôn là công thức an toàn và chuyên nghiệp nhất. Cách viết này giúp nhà tuyển dụng cảm thấy vị thế của họ được ghi nhận một cách trân trọng.

• Nên dùng: Kính gửi Ông/Bà [Tên] - Trưởng phòng Nhân sự.
• Tránh dùng: Gửi anh [Tên] hoặc Chào chị [Tên] (quá thân mật, thiếu trang trọng trong văn bản hành chính).

Kỹ thuật "thám tử" tìm kiếm thông tin: 

Nếu bản tin tuyển dụng không ghi tên người nhận, hãy chủ động tra cứu trên LinkedIn hoặc website chính thức của doanh nghiệp. Việc bạn tìm được chính xác tên người phụ trách bộ phận sẽ gửi đi một tín hiệu mạnh mẽ về tư duy chủ động và khả năng nghiên cứu dữ liệu xuất sắc. Đây là điểm cộng rất lớn mà ít ứng viên nào thực hiện được.

Lựa chọn tông giọng phù hợp văn hóa doanh nghiệp 

Mỗi công ty có một màu sắc văn hóa riêng, do đó ngôn từ của bạn cũng cần có sự thích ứng linh hoạt:

• Môi trường chuyên nghiệp: Cần sự gãy gọn, chuẩn mực và ưu tiên các danh xưng trang trọng.
• Môi trường trẻ trung, startup: Có thể sử dụng cách xưng hô nhẹ nhàng hơn nhưng vẫn phải giữ đúng mực thước của một văn bản ứng tuyển.

>>> XEM THÊM: NGHỀ NGHIỆP CHUYÊN MÔN TRONG ĐƠN XIN VIỆC VIẾT THẾ NÀO CHO KHÉO LÉO

4. Những sai lầm cần tránh để không mất điểm đáng tiếc

Trong hành trình chinh phục nhà tuyển dụng, đôi khi một chi tiết nhỏ ở phần "Kính gửi" lại có sức nặng hơn cả bảng thành tích dài dặc. Để không bị loại một cách đáng tiếc, bạn hãy kiểm tra kỹ hồ sơ của mình để tránh những lỗi sai "kinh điển" sau:

• Viết sai tên riêng hoặc chức danh: Đây là lỗi sai tối kỵ cho thấy sự thiếu cẩn trọng của ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ khó lòng tin tưởng giao phó công việc cho một người viết sai tên của chính họ hoặc nhầm lẫn chức vụ giữa các phòng ban.
• Xưng hô quá thân mật hoặc sai giới tính: Việc sử dụng các từ như "Anh/Chị" thay vì "Ông/Bà" (khi chưa rõ tuổi tác/mối quan hệ) hoặc nhầm lẫn giới tính người nhận sẽ tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp. Điều này khiến bạn mất đi sự chuẩn mực cần có trong môi trường doanh nghiệp.
• Ghi thông tin quá chung chung: Những cụm từ như "Kính gửi quý công ty" hay "Kính gửi bộ phận tuyển dụng" dù an toàn nhưng lại thiếu sức hút. 
• Sử dụng ngôn ngữ thiếu khiêm tốn: Cách tiếp cận quá tự tin hoặc dùng từ ngữ mang tính ra lệnh, thiếu các từ kính ngữ sẽ khiến người đọc cảm thấy không thoải mái. Hãy nhớ rằng, thái độ cầu thị luôn là chìa khóa mở cánh cửa thiện cảm đầu tiên.
• Bỏ trống phần kính gửi: Một tờ đơn xin việc không có đối tượng nhận giống như một bức thư không địa chỉ. Lỗi này thể hiện sự thiếu hụt kiến thức cơ bản về kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và khiến hồ sơ của bạn trở nên hời hợt.

5. [Giải đáp] Đơn xin việc có cần công chứng không? 

Bên cạnh câu hỏi đơn xin việc kính gửi ai? Vấn đề về tính pháp lý của loại giấy tờ này cũng khiến nhiều ứng viên lúng túng. Dưới đây là giải đáp chi tiết giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng quy định:

Đơn xin việc không bắt buộc phải công chứng 

Theo quy định pháp luật hiện hành, đơn xin việc là văn bản thể hiện nguyện vọng cá nhân, không thuộc danh mục giấy tờ bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan Nhà nước. 

Giá trị của tờ đơn nằm ở chữ ký xác nhận của chính bạn và những thông tin trung thực mà bạn cung cấp. Nhà tuyển dụng chủ yếu căn cứ vào nội dung này để đánh giá năng lực và sự phù hợp thay vì dấu đỏ của chính quyền.

Những lưu ý về bộ hồ sơ xin việc đầy đủ: 

Dù đơn xin việc không cần công chứng, bạn vẫn cần lưu ý các loại giấy tờ đi kèm trong bộ hồ sơ (Sơ yếu lý lịch) thường yêu cầu xác nhận của địa phương để đảm bảo tính xác thực:

• Các văn bằng, chứng chỉ: Thông thường chỉ cần bản photo, nhưng khi trúng tuyển chính thức, doanh nghiệp có thể yêu cầu bản sao có chứng thực.
• Căn cước công dân/Hộ chiếu: Nên chuẩn bị sẵn bản photo công chứng để hoàn thiện thủ tục nhân sự nhanh chóng.
• Hình thức nộp hồ sơ: Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp như HBR Holdings đều ưu tiên nhận hồ sơ trực tuyến (CV Online). Trong trường hợp này, bạn chỉ cần gửi file PDF chuyên nghiệp mà không cần lo lắng về việc công chứng giấy tờ.

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc đơn xin việc kính gửi ai và tích lũy thêm những bí quyết xưng hô tinh tế để chinh phục nhà tuyển dụng. Việc chú trọng vào từng chi tiết nhỏ chính là cách tốt nhất giúp bạn khẳng định sự chuyên nghiệp và tư duy khác biệt của mình.

Langmaster Careers chúc bạn sớm sở hữu một bộ hồ sơ ấn tượng và gặt hái được nhiều thành công rực rỡ trên con đường sự nghiệp phía trước!

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường để không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn được bứt phá giới hạn bản thân, Langmaster chính là "bến đỗ" lý tưởng dành cho những chú đại bàng khát khao chinh phục. Tại đây, chúng tôi không chỉ tuyển dụng nhân sự, chúng tôi tìm kiếm những cộng sự cùng chung lý tưởng xây dựng hệ sinh thái giáo dục hàng đầu.

Langmaster, trải thảm đỏ, đón nhân tài !

• Văn hóa học tập trọn đời: Tại Langmaster, bạn sẽ được đắm mình trong văn hóa "Learning Culture" với cơ hội tham gia các khóa đào tạo nội bộ về tư duy, kỹ năng và kiến thức quản trị chuyên sâu.
• Môi trường làm việc đẳng cấp: Cơ hội làm việc trực tiếp cùng các chuyên gia hàng đầu như Giáo sư Dave Ulrich, TS. Lê Thẩm Dương và đội ngũ giảng viên IELTS 7.0+ giàu kinh nghiệm.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Với tư duy Win – Win, mọi nỗ lực của bạn đều được ghi nhận bằng chính sách lương thưởng xứng đáng và cơ hội trở thành các Leader trẻ, CEO startup trong tương lai.
• Giá trị thương hiệu vững mạnh: Với hơn 15 năm kinh nghiệm và hơn 8 triệu lượt theo dõi trên mạng xã hội, Langmaster là môi trường năng động, chuyên nghiệp để bạn nâng tầm sự nghiệp.

HÃY CÙNG LANGMASTER CAREERS BỨT PHÁ CON ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN SỰ NGHIỆP NGAY HÔM NAY!